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O Manual de Conduta e Compliance do Menndel & Melo Advocacia constitui um alicerce fundamental para a promoção de uma cultura de integridade, responsabilidade e ética em todas as esferas de atuação do escritório. Este documento foi desenvolvido para orientar nossos profissionais — advogados, estagiários, colaboradores e prestadores de serviços — quanto aos padrões de comportamento e conduta esperados em suas interações profissionais, garantindo que nossos serviços estejam sempre em conformidade com as leis,
regulamentos e princípios éticos da advocacia.
O conceito de Conduta abrange o conjunto de atitudes e comportamentos que cada membro da equipe deve observar, de modo a preservar a integridade e reputação do Menndel & Melo Advocacia. Uma conduta pautada por respeito, profissionalismo e responsabilidade não apenas fortalece a confiança do cliente no escritório, mas também assegura que todas as relações profissionais sejam mantidas dentro de parâmetros éticos e legais.
Ainda nesse sentido, o conceito de Compliance, por sua vez, refere-se ao compromisso do escritório em estar em conformidade com as normas jurídicas, regulamentações internas e externas, e com as melhores práticas do setor jurídico. Compliance envolve a implementação de mecanismos e processos de controle, com o intuito de identificar, mitigar e corrigir riscos, sejam eles de ordem legal, financeira, operacional ou reputacional.
Assim, este manual tem o objetivo de garantir que cada colaborador conheça suas obrigações, compreenda os valores institucionais do Menndel & Melo Advocacia e atue de forma a preservar a excelência e integridade do escritório. Além disso, busca reforçar a importância da transparência, lealdade e ética na prestação de serviços jurídicos, de maneira a consolidar uma cultura organizacional baseada na confiança, na integridade e na responsabilidade social. Este documento é, portanto, um guia essencial para a prática da
advocacia no Menndel & Melo Advocacia, servindo de parâmetro para as interações profissionais tanto internas quanto externas.
O Menndel & Melo Advocacia é uma sociedade civil de advogados, de modo que todos os seus sócios, advogados associados, estagiários e demais profissionais estão submetidos às regras deontológicas próprias da advocacia, especialmente ao Código de Ética e Disciplina da Ordem dos Advogados do Brasil – OAB (Anexo único da Resolução nº 02/2015 do CFOAB), nos termos da Lei Federal nº 8.906/94 e demais atos e resoluções do Conselho Federal e das respectivas Seccionais da OAB. Todo o conteúdo do presente Código, portanto, está inserido no âmbito dos princípios e normas inscritos na referida regulamentação.
Os princípios institucionais do Menndel & Melo Advocacia representam os valores fundamentais que norteiam todas as ações e decisões do escritório. Esses princípios foram concebidos para garantir que cada colaborador atue com integridade, ética e responsabilidade, refletindo o compromisso do escritório com a excelência e a justiça. Estes valores permeiam nossas atividades diárias e são essenciais para o estabelecimento de relações sólidas e de confiança com nossos clientes, parceiros e com a sociedade como um todo.
Ademais, e de forma específica, as atividades dos profissionais do escritório devem ser desenvolvidas também sob os seguintes princípios institucionais, a serem observados por todos:
Integridade e Honestidade: pelo qual são deveres dos colaboradores do escritório agirem com honradez, lealdades, nobreza, honestidade, verdade e boa fé, dentre outras qualidades que promovam a preservação da moral individual, social e profissional. São condutas essenciais à concretização deste princípio, de forma exemplificativa (i) cumprir os compromissos assumidos perante o escritório, os colegas, os clientes e a Justiça; (ii) manter a honestidade em sua atuação interna e externa ao escritório, inclusive observando integralmente a legislação anticorrupção
e a relativa à defesa da concorrência; (iii) não faltar com a verdade em seu relacionamento com os colegas e clientes, bem como em sua atuação profissional dentro e fora do Poder Judiciário; e (iv) ser leal e dedicado aos clientes e ao escritório, honrando a confiança depositada por ambos na sua atuação.
Respeito: que impõe aos colaboradores do escritório valorizarem a dignidade da pessoa humana e zelar por um ambiente de trabalho harmônico, cordial e fraterno, bem como absoluto respeito aos direitos e à esfera íntima dos colegas, clientes e parceiros, vedada qualquer discriminação em função da raça, religião, gênero, orientação sexual ou de qualquer outra natureza.
Responsabilidade e da Excelência: pelo qual são deveres dos colaboradores do M&M Advocacia conduzirem com responsabilidade, ética, eficiência e presteza todos os compromissos profissionais e sociais assumidos perante clientes, colegas, parceiros e autoridade, enviando todos os esforços necessários ao atingimento dos objetivos perseguidos, bem como buscando sempre o aprimoramento profissional e a excelência nos serviços prestados.
Solidariedade: que impõe aos colaboradores buscarem sempre os fins comuns ao escritório, trabalhando em equipe e procurando auxiliar os demais na consecução dos objetivos assumidos perante os clientes, sem olvidar, todavia, da responsabilidade social inerente à advocacia como função indispensável à administração da Justiça.
Respeito à Dignidade e à Diversidade: que reconhece e valoriza a dignidade de todas as pessoas, promovendo um ambiente de trabalho inclusivo, harmonioso e livre de qualquer forma de discriminação. Onde a atuação é pautada pelo respeito às diferenças e pelo acolhimento, garantindo que todos os colaboradores, clientes e parceiros sejam tratados com equidade e respeito.
Pautados pelos princípios referidos no item anterior e nas demais normas deontológicas que regem a atividade das sociedades profissionais de advogados, os colaboradores do M&M devem, de forma específica, praticar e/ou se abster de praticar cotidianamente um conjunto de condutas que se passa a enumerar abaixo, não exaustivamente. Assim é que, de modo geral, todos os colaboradores devem:
(i) Obedecer às normas internas do M&M e às leis em vigor, com destaque para a Lei nº 12.846/13 (“Lei Anticorrupção”) e o Decreto nº 8.420/2015, que a regulamentou, a Lei nº 13.709/2018 (“Lei Geral de Proteção de Dados”), bem como comunicar ao Comitê de Compliance ou ao Data Protection Office (DPO) caso tome conhecimento de qualquer situação de violação legal ou regulamentar envolvendo o M&M e/ou seus integrantes e colaboradores;
(ii) Observar o dever de confidencialidade durante e após o vínculo colaborativo com o escritório, que abrange, além do sigilo profissional garantido por lei, o compromisso com a proteção das informações confidenciais internas do escritório, de colegas e demais colaboradores, que não devem ser divulgadas
salvo por exigência legal ou mediante autorização do seu titular;
(iii) Respeitar a propriedade intelectual de todo o material produzido pelo M&M e seus colaboradores, evitando sua divulgação e utilização externa não autorizada, bem como se abster de utilizar qualquer material intelectual de autoria de terceiros sem a respectiva referência autoral;
(iv) Não usar o nome ou vínculo colaborativo com o escritório para benefício próprio em detrimento dos interesses do M&M e/ou de seus clientes;
(v) Zelar pelo bom nome e reputação do M&M, abstendo-se de praticar condutas que coloquem em risco essa reputação;
(vi) Zelar pelo patrimônio do M&M, abstendo-se de praticar condutas que o coloquem em risco ou dano;
(vii) Não usar o patrimônio do M&M para fins pessoais sem a devida autorização e/ou comunicação;
(viii) Abster-se de praticar qualquer ação ou omissão que caracterize discriminação em função da raça, gênero, religião, idade ou qualquer outra forma de diversidade, especialmente em matéria de contratações, tratamento interno, avaliações, remunerações, promoções, seleção de caudas e clientes, comunicação
institucional, dentre outras;
(ix) Abster-se de praticar qualquer conduta que caracterize assédio sexual e/ou moral em relação a qualquer outro colaborador, cliente, fornecedor, parceiro ou prestador de serviço;
(x) Respeitar e proteger a livre concorrência, abstendo-se de praticar e/ou auxiliar clientes a praticarem condutas que possam ser caracterizadas como concorrência desleal ou outras violações à legislação anticoncorrencial, em especial às Leis nºs 12.529/11, Lei nº 14.133/2021 (bem como a Lei n° 8.666/93 quando ainda aplicável) e 13.303/16, dentre outras;
(xi) Observar as normas legais e regulamentares relativas a conflitos de interesses, a fim de impedir que se materializem. Para tanto, todo potencial cliente e/ou caso novo – de natureza consultiva ou contenciosa – deve ser submetido previamente ao Comitê Executivo do M&M, a fim de se verificar a ausência de conflitos, não apenas nos termos do Código de Ética e demais regulamentos da OAB na matéria, mas também em relação aos termos de outras obrigações contratuais já assumidas previamente pelo escritório;
(xii) Seguir as diretrizes e orientações da equipe de Segurança da Informação, bem como participar dos treinamentos que envolvam o tema e observar a Política de Proteção de Dados e o Manual de Boas Práticas LGPD, comprometendo-se a comunicar imediatamente às equipes competentes qualquer problema nesse contexto.
O M&M considera a transparência e a conduta lícita pontos fundamentais para parcerias longas e benéficas para as partes e para a sociedade. Em razão disso, o escritório toma as medidas possíveis, de acordo com seu porte e ramo de atuação, para prevenir qualquer envolvimento, ainda que involuntário, em crime de lavagem de dinheiro, como, e.g., a limitação do número de colaboradores permitidos a autorizar pagamentos em nome da sociedade e a adoção de sistemas de confirmação/autorização em duas instâncias para a efetivação de cobranças e pagamentos em nome da sociedade.
Sem prejuízo das demais regras de conduta expostas até aqui, no que se refere de forma específica ao relacionamento interno entre colegas e colaboradores do M&M, são deveres de todos:
(i) Promover um ambiente de trabalho agradável, salubre e cordial, mantendo eventuais conflitos internos – seja de caráter técnico, moral, relacional ou de qualquer outra natureza – restritos ao ambiente privado do M&M, evitando-se a publicidade ou divulgação externa;
(ii) Informar ao Comitê de Compliance se o próprio ou seu cônjuge/companheiro possui relacionamento pessoal ou profissional com clientes, fornecedores ou colaboradores do M&M ou com órgãos e agentes da Administração Pública direta, indireta ou fundacional, inclusive empresas públicas e sociedades de economia mista, como forma de evitar conflito de interesses;
(iii) Informar ao Comitê de Compliance se parente do próprio ou de seu cônjuge/companheiro, em linha reta ou colateral até o terceiro grau, possui relacionamento pessoal ou profissional com clientes, fornecedores ou colaboradores do M&M ou com órgãos e agentes da Administração Pública direta, indireta ou fundacional, inclusive empresas públicas e sociedades de economia mista, como forma de evitar conflito de interesses;
(iv) Informar ao Comitê de Compliance a propositura, antes ou após o ingresso no M&M, de qualquer ação em face de cliente do M&M em que figure como autor o próprio ou seu cônjuge/companheiro;
(v) Consultar previamente o Comitê Executivo sobre a intenção de prestação de serviços advocatícios de forma independente , para o fim de verificar a eventual existência de conflitos de interesses com clientes ou teses jurídicas defendidas em nome do M&M, de modo a evitá-los, bem como informar a existência prévia de ações por si patrocinadas quando do ingresso nos quadros do M&M, para os mesmos fins.
No que se refere ao relacionamento com os clientes, os colaboradores do M&M deverão observar, além das demais condutas aplicáveis já previstas no presente Código, o seguinte:
(i) Executar com presteza, boa técnica e eficiência os compromissos assumidos com o cliente, envidando todos os esforços possíveis para a obtenção do fim por ele visado;
(ii) Respeitar com rigor o sigilo profissional, bem como proteger as informações e dados transmitidos pelo cliente, fazendo sua utilização e/ou divulgação somente para fiel cumprimento do mandato e/ou após autorização do mesmo;
(iii) Ao postular contra ex-cliente, cuidar para que informações confidenciais ou privilegiadas que lhe tenham sido confiadas permaneçam resguardadas pelo sigilo profissional, estando ciente o colaborador que o dever de confidencialidade deverá ser mantido durante e após o vínculo colaborativo com o escritório;
(iv) Informar ao Comitê de Compliance a superveniência de qualquer situação de que tome conhecimento que possa representar conflito de interesses entre si próprio e o cliente, ou entre este e o M&M e/ou seus demais integrantes;
(v) Tratar o cliente e/ou seus representantes e prepostos com cortesia, respeito e urbanidade, bem como agir com ética e transparência, inclusive na quantificação de custos e honorários envolvidos no serviço contratado;
(vi) É vedada a oferta de brindes, presentes ou quaisquer vantagens a clientes atuais e/ou em potencial fora dos limites de eventual contrato existente ou em negociação entre as partes, com o objetivo de recompensar, agradecer ou influenciar a tomada de qualquer decisão, bem como para o fim de obter a prática de qualquer ato favorável ao M&M, seus colaboradores ou clientes;
(vii) É vedado o recebimento de brindes, presentes ou quaisquer vantagens de clientes atuais e/ou em potencial fora dos limites de eventual contrato existente ou em negociação entre as partes, com o objetivo de recompensar, agradecer ou influenciar a tomada de qualquer decisão.
Em linhas gerais, o relacionamento do M&M e/ou de seus colaboradores com entes, agentes e autoridades públicos – assim entendidos quaisquer integrantes da Administração Pública, direta ou indireta, em todos os níveis da Federação, bem como as autoridades dos Poderes Legislativo e Judiciário, inclusive no exercício de suas funções típicas – deve sempre se orientar pelos princípios constitucionais e regras legais diretamente aplicáveis à matéria, destacando-se o art. 37 da Constituição Federal, o Código Penal e a Lei nº 12.846/13 e respectivo Decreto regulamentar. De toda forma, passa-se a enumerar abaixo, de forma não exaustiva, regras específicas de conduta que são indispensáveis ao cumprimento da referida legislação:
(i) É vedada a obtenção, tentativa de obtenção ou oferta de qualquer vantagem indevida ao M&M, seus integrantes e/ou clientes em decorrência de eventual relacionamento pessoal ou profissional de colaborador do M&M com entes, agentes ou autoridades públicos;
(ii) Todos os colaboradores do M&M devem comunicar ao Comitê de Compliance o exercício, por si próprio, seu cônjuge ou parentes em linha reta ou colaterais até o terceiro grau, de qualquer espécie de função pública, seja em caráter permanente ou eventual. O Comitê de Compliance deverá manter uma lista atualizada dessas informações, que poderá ser solicitada por todos para consulta, através do e-mail compliance@menndel.com, a fim de se prevenirem eventuais conflitos de interesses ou situações de ilicitude;
(iii) O relacionamento do M&M e de seus integrantes com agentes e autoridades públicos deverá se dar de forma pública e transparente, valendo-se sempre que possível de mecanismos institucionais para a realização de encontros e reuniões, tais como agendamento público prévio, pautas e atas, ainda que pela via de email;
(iv) A celebração de contratos de prestação de serviços advocatícios pelo M&M a entes públicos deverá sempre observar estritamente, além da legislação aplicável em cada caso, os estatutos, normas e procedimentos internos a que subordinado o ente contratante;
(v) É vedada a oferta de brindes ou presentes a qualquer agente ou autoridade pública em nome do M&M e/ou seus colaboradores com o objetivo de recompensar, agradecer ou influenciar a tomada de qualquer decisão, bem como para o fim de obter a prática de qualquer conduta favorável ao M&M, seus colaboradores ou clientes;
(vi) Não se enquadra na vedação do item anterior o oferecimento de livros jurídicos produzidos pelos integrantes do M&M, bem como de material ou produtos de divulgação do escritório, como agendas, canetas, blocos ou outros itens sem valor comercial ou de valor módico, desde que observados os limites e normas estabelecidos nos estatutos e regras funcionais a que submetidos os agentes ou autoridades a que distribuídos;
(vii) É vedado o recebimento, pelo M&M e/ou seus colaboradores, de brindes, presentes ou vantagens ofertados por entes, agentes e autoridades públicos fora dos limites e condições de eventual contrato de prestação de serviços existente entre o escritório e o ofertante, ressalvados os casos em que há relacionamento pessoal ou parentesco entre o colaborador e o indivíduo investido na função pública e o brinde ou presente não se relacione com qualquer atividade, contrato ou cliente do M&M.
É vedada a realização de doações ou quaisquer contribuições financeiras e/ou sob a forma de vantagens e serviços a partidos políticos em nome do M&M. O colaborador que desejar fazer tais doações somente pode fazê-lo por mera liberalidade e convicção pessoal, sem qualquer relação ou condicionamento à prática de ações ou omissões envolvendo o M&M ou seus clientes, bem como deve informar ao Comitê de Compliance, a fim de prevenir eventuais conflitos de interesses em sua atuação profissional no escritório.
Não se incluem na vedação que se vem de referir o ministério de aulas, palestras e cursos de natureza jurídica por integrantes do M&M em eventos patrocinados, organizados ou que envolvam de alguma forma partidos e organizações de caráter político, desde que respeitados os princípios éticos e de transparência previstos ao longo do presente Código.
O M&M respeita o meio ambiente e valoriza atitudes responsáveis que tenham por objetivo alcançar maior sustentabilidade e menor impacto ambiental, incentivando o uso consciente dos recursos naturais. Por isso, adota uma série de medidas voltadas à preservação do meio ambiente, tais como: a adoção, o descarte correto e a reutilização de materiais recicláveis; a priorização do modo digital sobre o impresso no exercício de suas atividades sempre que possível; a organização de campanhas e palestras sobre a importância da adoção rotineira de hábitos e medidas ecológicas e ambientalmente sustentáveis, especialmente através do Comitê de Equilíbrio; dentre outras.
Na mesma linha, o M&M entende que um país menos desigual é responsabilidade de todos e, por essa razão, fomenta e organiza ações socialmente responsáveis periodicamente, especialmente através do Comitê Sou Solidário, bem como pontualmente por meio da prestação de serviços jurídicos pro bono, dentro do seu campo de atuação. O M&M respeita o contexto social ao seu entorno e se esforça para, na medida do possível, proporcionar benefícios sociais a parcelas menos favorecidas da comunidade em que se insere.
Toda e qualquer dúvida acerca do cumprimento, violação ou suspeita de violação às regras estabelecidas no presente Código pode e deve ser informada por qualquer colaborador do M&M ou terceiro por quaisquer dos canais de comunicação e denúncia próprios para tanto, a saber:
(i) via formulário eletrônico através deste link. Em caso de denúncia contra membro do Comitê de Compliance, deve-se utilizar este formulário. Neste caso, o Comitê de Compliance não terá ciência da denúncia
É garantido o sigilo do denunciante em qualquer canal de denúncia escolhido e é garantido o anonimato e o sigilo, caso assim opte o denunciante, em caso de denúncia através dos formulários disponibilizados nos links acima. O M&M respeita e acolhe a comunicação ou denúncia de desvio de conduta ou de indícios de desvio de conduta feita de boa-fé, e não admite retaliações contra quaisquer pessoas que apresentem essa comunicação ou denúncia.
O Comitê de Compliance será formado por 3 (três) integrantes, sendo 2 (dois) comuns ao Comitê Executivo e 1 (um) terceiro eleito por este dentre os advogados ou funcionários dos quadros do escritório. A composição será revista a cada 2 (dois) anos ou conforme a necessidade em caso de vacância, ausência ou impedimento de um ou mais integrantes, por decisão do Comitê Executivo do escritório, sendo permitida a recondução total ou parcial dos integrantes.
Em caso de denúncia envolvendo um dos integrantes do Comitê, o mesmo será imediatamente afastado de suas funções relativas ao programa de Compliance, sendo substituído em caráter temporário, nos termos do parágrafo anterior. Recebida a dúvida ou denúncia, o Comitê de Compliance sanará a questão diretamente sempre que possível ou a direcionará à área ou Comitê responsável pelas matérias e/ou recursos humanos envolvidos. Em qualquer caso, o prazo para a conclusão de eventuais investigações que se façam necessárias será de 30 dias, prorrogáveis por mais 30.
Todos os procedimentos investigativos e disciplinares serão conduzidos da forma mais sigilosa e discreta possível, evitando-se a exposição de denunciantes (quando identificados) e denunciados até a conclusão da apuração e determinação das providências a serem tomadas. O sigilo do nome do denunciante será mantido em qualquer caso e mesmo após o encerramento da questão.
Sanada a dúvida ou comprovada eventual irregularidade, o Comitê de Compliance decidirá acerca da aplicação de sanções disciplinares aos envolvidos, dentre as quais, exemplificativamente: (a) advertência; (b) multa pecuniária, a ser revertida às ações sociais promovidas pelo comitê “Ações Sociais M&M”, da M&M; (c) suspensão da colaboração por até 90 (noventa) dias, sem direito a adiantamento/remuneração proporcional ao período de afastamento; (d) encerramento definitivo da colaboração com o M&M. Concluídos os procedimentos, as medidas adotadas serão informadas ao Comitê Executivo, bem como ao
coordenador/supervisor da equipe pertinente, se for o caso. Em caso de decisão não unânime que preveja a aplicação de sanção disciplinar, caberá recurso pelo interessado ao Comitê Executivo no prazo de três dias úteis. O Comitê Executivo terá 5 (cinco) dias úteis para decidir o recurso, sob pena de arquivamento e manutenção da decisão do Comitê de Compliance. O histórico de sanções já aplicadas ao colaborador, bem como a reincidência em uma mesma conduta, será levado em consideração como fatores agravantes em eventual penalização futura.
